Stand: 20.04.2026 · Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Datenverarbeitung für CADMA unter https://cadma.online.
cadma solutions UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: Romuald Brozi
Eichenstraße 217
41747 Viersen
Deutschland
E-Mail: info@cadma.online
Website: https://cadma.online
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung, den sicheren Betrieb und die vertragliche Nutzung von CADMA erforderlich ist. CADMA ist als mehrmandantenfähige Plattform zur Verwaltung von Betriebsdaten, Teamzugängen, Medien, OCR-Texten, PDF-Entwürfen und Planerdaten konzipiert.
CADMA setzt keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste von Drittanbietern ein. Die Plattform verwendet ausschließlich technisch erforderliche Cookies sowie lokalen Browserspeicher für Anzeige- und Hinweispräferenzen.
Die Datenverarbeitung erfolgt je nach Vorgang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Missbrauchsabwehr und technisch notwendigem Betrieb).
Bei der Registrierung werden Name, E-Mail-Adresse und Passwort verarbeitet. Das Passwort wird gehasht gespeichert und ist für uns nicht im Klartext einsehbar.
Zur Aktivierung des Kontos wird ein Verifizierungs-Token erzeugt und per E-Mail versendet. Bei Login-Versuchen verarbeitet CADMA sicherheitsrelevante Daten wie Fehlversuche und Sperrzeitpunkte, um Brute-Force-Angriffe abzuwehren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Nutzer können Betriebe anlegen und verwalten. Hierbei werden betriebsbezogene Stammdaten sowie Abrechnungsdaten verarbeitet. Eigentümer können weitere Mitglieder per Einladung einbinden und deren Zugriff für einzelne Betriebe steuern.
Einladungen enthalten einen individuellen Token. Der Token wird bis zur Annahme, zum Ablauf oder zur Stornierung gespeichert. Annahmen werden mit Zeitstempel dokumentiert.
CADMA verarbeitet hochgeladene Bilder, Videos und Dokumente einschließlich Metadaten wie Dateiname, MIME-Typ, Dateigröße, Beschreibung, zugehöriger Betrieb und Ordnerzuordnung. Die Dateien werden auf dem Server gespeichert und je nach Berechtigung angezeigt, bearbeitet, heruntergeladen, verschoben oder gelöscht.
Nutzer sind selbst dafür verantwortlich, nur solche Inhalte hochzuladen, für deren Verarbeitung eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht.
Jeder Betrieb besitzt einen öffentlichen Ordner „Öffentlich“, der für alle Betriebsmitglieder sichtbar ist. Darüber hinaus können Ordner individuell für Mitglieder freigegeben werden. Die Freigabelogik wird gespeichert, um den Zugriff innerhalb des jeweiligen Betriebs zu steuern.
Die Barcode-Funktion nutzt die Kamera des Endgeräts im Browser und verarbeitet die Erkennung clientseitig. Dabei werden keine Barcode-Kamerabilder serverseitig gespeichert.
Für OCR-Workflows können Kamerabilder oder kompatible Dateien verarbeitet werden. Das Kamerabild dient ausschließlich der Texterkennung und wird nicht als Bilddatei dauerhaft gespeichert. Der erkannte Text kann jedoch im System gespeichert werden, um Suchen, Zuordnungen und Folgeprozesse zu ermöglichen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
CADMA stellt einen canvas-basierten Medien-Editor bereit, mit dem Nutzer Zeichnungen, Anmerkungen und Wasserzeichen auf Bilder anwenden können. Die Bildverarbeitung erfolgt vollständig clientseitig im Browser – es werden dabei keine Rohdaten des Originalbildes an den Server übertragen.
Overlay-Vorlagen (z. B. Logos, Wasserzeichen) können je Betrieb hochgeladen und gespeichert werden. Diese Vorlagen werden als Mediendateien des Betriebs behandelt und unterliegen denselben Zugriffsregeln wie andere Mediendateien.
Das Ergebnis einer Bearbeitung (z. B. ein bild mit aufgebrachtem Wasserzeichen) wird erst dann auf dem Server gespeichert, wenn der Nutzer aktiv die Speichern-Funktion auslöst. Das gespeicherte Ergebnis liegt als neue Mediendatei im jeweiligen Betrieb vor.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
CADMA-Sync ist ein Windows-Desktop-Tool, das Mediendateien zwischen einem lokalen Ordner und CADMA über die CADMA-API synchronisiert.
Die Übertragung erfolgt ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen zur CADMA-API. Für die Authentifizierung wird ein individueller API-Key verwendet.
Der API-Key wird ausschließlich lokal im Programm gespeichert und dient der sicheren Authentifizierung gegenüber der CADMA-API. Er wird nicht an Dritte weitergegeben.
Hochgeladene Dateien werden im jeweiligen Betrieb gespeichert und bleiben bis zur Löschung durch den Nutzer erhalten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Mit aktivierter Lizenz können Nutzer aus vorhandenen Medien, OCR-Inhalten und freien Textkarten neue PDF-Dokumente zusammenstellen. Der Bearbeitungszustand kann als Entwurf pro Nutzer und Betrieb gespeichert werden. Beim finalen Speichern wird die erzeugte PDF-Datei im gewählten Medienordner abgelegt.
Wird beim Speichern im Zielordner bereits eine Datei mit demselben Namen gefunden, wird automatisch ein numerischer Suffix angehängt (z. B. dokument_001.pdf). Dies dient der Vermeidung unbeabsichtigter Überschreibungen.
Entwürfe enthalten insbesondere Titel, Reihenfolgen, Kartentypen und freie Texteingaben.
Im AH-Planer können strukturierte Daten aus Excel- oder CSV-Dateien importiert werden. Die importierten Daten werden dem jeweiligen Betrieb zugeordnet und dienen ausschließlich der vom Kunden gewünschten betrieblichen Organisation.
CADMA versendet E-Mails insbesondere für folgende Zwecke:
CADMA verwendet technisch notwendige Cookies, insbesondere für die Sitzung (`cadma_session`) und den CSRF-Schutz (`XSRF-TOKEN`).
Zusätzlich nutzt die Anwendung lokalen Browserspeicher für folgende Zwecke:
cadma_cookie_consent für den Status des Cookie-Hinweisescadma-theme für die Anzeigepräferenz hell / dunkelcadma-media-editor-preferences für Editor-Voreinstellungen wie Farbe, Strichstärke und Schriftoptionencadma_business_<id>_panels sowie weitere Business-Schlüssel für die Anzeige geöffneter Explorer-, Ordner- und DetailbereicheWeitere Informationen finden Sie in der Cookie-Richtlinie EU.
Zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs können technische Protokolldaten verarbeitet werden, etwa IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitpunkte des Zugriffs und Fehlerkontexte. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr.
CADMA bietet eine optionale Anmeldung über OAuth-Dienste (derzeit Google und GitHub) an. Bei Nutzung dieser Funktion wird der Nutzer temporär zum jeweiligen OAuth-Anbieter weitergeleitet. Im Rahmen des OAuth-Prozesses übermittelt der Anbieter an CADMA ausschließlich die vom Nutzer freigegebenen Profilinformationen – in der Regel Name und E-Mail-Adresse.
CADMA speichert diese Daten, um ein lokales Nutzerkonto anzulegen oder einem bestehenden Konto zuzuordnen. Ein Passwort wird bei OAuth-Konten nicht gespeichert. Die Verarbeitung durch Google bzw. GitHub richtet sich nach deren jeweiligen Datenschutzbestimmungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
CADMA erfasst periodisch Speicher-Snapshots für jeden Betrieb, um die Speicherentwicklung im Zeitverlauf darzustellen. Diese Snapshots enthalten ausschließlich aggregierte Kennzahlen (Gesamtspeicher, Anzahl der Dateien, Dateityp-Verteilung) und werden dem jeweiligen Betrieb zugeordnet.
Die Daten dienen ausschließlich der internen Betriebsanalyse innerhalb der Plattform und werden nicht an Dritte weitergegeben oder für Marketingzwecke verwendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Transparenz der Speichernutzung).
CADMA protokolliert bestimmte Benutzeraktionen innerhalb eines Betriebs in einem Aktivitätsprotokoll. Hierzu zählen insbesondere: Datei-Upload, Datei-Löschung, Datei-Umbenennung und -Verschiebung, Ordner-Erstellung und -Löschung, Einladungen sowie Änderungen an Freigaben und Zugriffsrechten.
Jeder Protokolleintrag enthält: ausführender Nutzer (Name/ID), Aktionstyp, betroffenes Objekt und Zeitstempel. Das Protokoll ist ausschließlich Admins und dem Betriebseigentümer zugänglich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit von Aktionen).
Nutzer können optional eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) auf Basis des TOTP-Verfahrens (Time-based One-Time Password, RFC 6238) aktivieren. Beim Einrichten der 2FA wird ein geheimer TOTP-Schlüssel erzeugt und verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Dieser Schlüssel verlässt den Server nicht im Klartext.
Backup-Codes werden als gehashte Werte gespeichert. Der Nutzer erhält die Klartext-Codes einmalig bei der Einrichtung und ist für deren sichere Aufbewahrung selbst verantwortlich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Bei jeder erfolgreichen Anmeldung speichert CADMA Informationen zur Sitzung, um dem Nutzer eine Übersicht aktiver Geräte zu ermöglichen. Hierzu werden folgende Daten erhoben und gespeichert:
Nutzer können aktive Sitzungen im Bereich Mein Konto → Sicherheit einsehen und einzelne Sitzungen oder alle Fremdsitzungen widerrufen. Die Sitzungsdaten werden spätestens beim Ablauf der Sitzung oder nach manuellem Widerruf gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Bei Nutzung von CADMA-Sync können Konflikte entstehen, wenn dieselbe Datei sowohl lokal als auch in CADMA geändert wurde. Konfliktinformationen (betroffene Datei, Zeitpunkt der lokalen und serverseitigen Änderung, Konflikttyp) werden temporär im CADMA-Sync-Client gespeichert, bis der Nutzer eine Auflösungsentscheidung trifft (Server-Version behalten, Client-Version behalten oder Ignorieren).
Serverseitig werden keine gesonderten Konfliktdaten dauerhaft gespeichert. Die regulären Mediendaten-Regeln (Abschnitt 7) gelten entsprechend.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Für hochgeladene Dateien berechnet CADMA beim Upload eine SHA-256-Prüfsumme. Diese wird zusammen mit den Metadaten der Datei gespeichert. Die Prüfsumme dient ausschließlich der technischen Integritätsprüfung (Erkennung von Übertragungsfehlern und Duplikaterkennung) und enthält keine personenbezogenen Daten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Datenintegrität).
Wir speichern Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
CADMA wird auf Infrastruktur der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland (https://www.ionos.de) betrieben. IONOS ist als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig.
Mit IONOS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die aktuell gültige Fassung des AVV von IONOS ist abrufbar unter: https://www.ionos.de/terms-gtc/avv/
Die Datenverarbeitung durch IONOS erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Es findet keine Übermittlung in Drittstaaten statt, soweit IONOS dies nicht ausdrücklich kommuniziert und die Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO sicherstellt.
IONOS ist nach ISO 27001 zertifiziert. Das aktuelle Zertifikat ist auf der Website von IONOS einsehbar. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen von IONOS (TOMs) sind unter IONOS AVV TOMs (PDF) veröffentlicht.
Außerhalb des Hostings setzt CADMA keine weiteren Auftragsverarbeiter für die Kernverarbeitung personenbezogener Daten ein. IONOS kann seinerseits weitere Subunternehmer einsetzen; diese sind im Anhang 2 des IONOS-AVV aufgeführt.
Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO getroffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Die nachfolgenden Maßnahmen beziehen sich auf die CADMA-Anwendung selbst.
XSRF-TOKEN-Cookie).Sie haben insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
cadma solutions UG (haftungsbeschränkt)
E-Mail: info@cadma.online